Arbeitsplatzorganisation mit Hilfe des Eisenhower-Prinzips

Sehr oft arbeiten sowohl Führungskräfte als auch ihre Mitarbeitenden an einem überfüllten chaotischen Schreibtisch. Manchmal schaffen sich eine kleine „Lücke“, um handschriftliche Aktionen durchführen zu können. Dieses Chaos auf dem Schreibtisch wiederholt sich oft auf dem eigenen Computer. 

Ein Schreibtisch - Zwei Typen

Bei der Suche nach einem Vorgang auf dem chaotischen Schreibtisch erleben wir zwei Typen:

Person-Typ #1 hat eine „geistige“ Ordnung im Chaos. Fordert jemand Unterlagen zu einem bestimmten Vorgang, greift Typ #1 fast blind in die vor ihm liegenden Stapel und holt das Gesuchte heraus.

Person-Typ #2 lebt das Durcheinander auf dem Schreibtisch. Benötigt jemand von ihm etwas, beginnt er (vergeblich) zu suchen und zu suchen, dann vertröstet er den Anfragenden, in dem er verspricht, den gesuchten Vorgang später vorbeizubringen.

Ein chaotischer Schreibtisch bzw. eine unordentliche Ablage könnten missinterpretiert werden und als Charaktermerkmal ausgelegt werden.

Anwendung des Eisenhower-Prinzips

Unordnung kann mit Hilfe des Eisenhower-Prinzips relativ schnell beseitigt und in eine übersichtliche Struktur verwandelt werden.

Das Modell, das von US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt wurde, hilft, Prioritäten zu setzen, indem die Aufgaben in vier Kategorien eingeteilt werden: dringend und wichtig, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig und weder dringend noch wichtig.

Schritte zur optimalen Arbeitsplatzorganisation

Um das Prinzip auf die Arbeitsplatzorganisation anzuwenden, sind folgende Schritte zu beachten:

1. Zunächst alles auf dem und um den Schreibtisch zu einem Stapel anhäufen
2. Alle Aufgaben und aktuellen Arbeiten auf dem PC, analog zum Stapel auf dem Schreibtisch, auf einem Blatt Papier oder in einer digitalen Liste erfassen, z. B. E-Mails, Telefonate, Meetings, Projektarbeiten oder andere Aufgaben.
3. Nach dem Eisenhower-Prinzip nun alle Vorgänge die in vier logischen Kategorien aufteilen: "dringend und wichtig", "wichtig, aber nicht dringend", "dringend, aber nicht wichtig" und "nicht dringend und nicht wichtig".
4. Gemäß dieser Aufteilung, die Aufgaben in die jeweilige Tagesplanung aufnehmen: Wann sind welche Aufgaben/Tätigkeiten zu bearbeiten? Was ist zu delegieren?
5. Die optimale und konstruktive Entscheidung treffen: Was ist mit den Vorgängen und Tätigkeiten, die weder wichtig, noch dringlich sind?
6. Dieses System kann auf die digitalen Aufgaben und Vorgänge übertragen werden

Fazit

Mit dem Eisenhower-Prinzip ist es wirklich einfach, den Schreibtisch frei, ordentlich und übersichtlich zu halten und dazu stets den Überblick über das Geschehen im Alltag zu behalten.

Mit diesem System wird sichergestellt, dass die Aufgabenerfüllung fokussiert und konzentriert erfolgt. Zielbewusst wird die Energie auf die wichtigsten Aufgaben gelenkt und es wird produktiver gearbeitet.