Aufgaben wollen geplant sein. Aber sind wirklich alle Aufgaben planbar?

Der Teufel steckt – wie so oft – im Detail

Es ist Freitag. Mein Bürotag – den ich nur in dringenden Fällen und äußerst ungern auf einen anderen Wochentag verschiebe.

8 Uhr – vor der Fahrt ins Büro: Frühstück mit meiner Frau. In Gedanken chaue zufrieden auf die Uhr. Ich bin gut in der Zeit. Noch eine Tasse Tee – im Aufstehen begriffen greife ich noch nach einem verlockenden Cantuccini, den wir aus dem letzten Italien Urlaub mitgebracht haben.

Ui! Das hört sich nicht gut an. Meiner Goldkrone kann wohl nur noch der Zahnarzt helfen. Ein Termin für 9:30 Uhr ist schnell gemacht. Die Prioritäten für die Arbeiten des Tages aber verändern sich. Vorrang bekommt der Zahnarzttermin. Und meine Tagesplanung?

Wie mein Tag verlief? Was aus meiner Tagesplanung wurde? Dazu später.

Ich bin sicher, Sie kennen das auch. Ihr Tag ist gut durchgeplant – aber schon nach einer halben Stunde kommt es ganz anders. Und am Abend fahren Sie gestresst, völlig platt und unzufrieden nach Hause.

Darum erkläre ich jetzt als Erstes einmal die Unterschiede zwischen geplanten, unvorhergesehenen, ungeplanten, spontanen und unplanbaren Tätigkeiten und zeige den Umgang mit diesen Tätigkeiten differenziert auf

Auf geht’s –  Strukturieren Sie Ihre Arbeit

Geplante Aufgaben

Geplante Aufgaben haben Sie für eine bestimmte Periode geplant und beabsichtigen, sie innerhalb des geplanten Zeitraums zu erledigen.

Jetzt kommen die Störenfriede: Ein (endogenes oder exogenes) Ereignis kommt dazwischen und hindert Sie an Ihrem Vorhaben. Unvorhergesehene Störungen und spontane exogene Anforderungen der Geschäftsführung oder von Kunden verlangen dringlich Ihre Reaktion, die Ereignisse bauen Druck auf. Ihre Planung wird völlig durcheinanderwirbelt. Sie können Ihre Planung nicht wie vorgesehen abarbeiten.

Ein Beispiel: Im Rahmen eines Projektes haben Sie (am Vortag) heute 90 Minuten für die Ausführung der extrem wichtigen Aufgabe „X“ geplant und dafür die Zeit 11.00 bis 12.30 Uhr vorgesehen.

Hier lauert die Gefahr: Verführt oder verleitet ein extern vermitteltes „Gefühl der Dringlichkeit“ Sie jetzt dazu, Ihre Planung „über den Haufen zu werfen“.

Die Erfahrung zeigt, dass vielen Führungskräfte diese oder ähnliche Situationen Probleme bereiten. Sie wissen um die Bedeutung einer Aufgabe, sie haben sie ja entsprechend geplant. Doch nun hindert der Tagesablauf sie daran, diese geplanten Aufgaben in der dafür vorgesehene Zeit zu erledigen.

Oberstes Gebot: Bleiben Sie bei Ihrer Planung

Bevor wir aber ins Detail gehen, stelle ich Ihnen erst einmal die beiden entscheidenden Faktoren vor, zwischen denen Sie unbedingt unterscheiden müssen, die Sie nicht außer Acht lassen dürfen:  WICHTIGKEIT UND DRINGLICHKEIT

Oberste Priorität haben die Wichtigkeiten. Bei wichtigen Aufgaben heißt es: Ich will agieren, ich will diese Aufgaben erledigen; sie führen zum Erfolg. Sie sind eine endogene Quelle für Motivation, die Basis für Erfolge und Identifikation mit dem Unternehmen. Im Übrigen, Mitarbeiter werden hauptsächlich zur Bearbeitung und Erledigung von WICHTIGKEITEN eingestellt.

Dringlichkeiten sind grundsätzlich fremdbestimmt. Hier heißt es: Du musst reagieren. Dringliche Aufgaben verursachen Stress bzw. Druck.

Ist eine wichtige Aufgabe zugleich dringlich, bekommt die Erledigung dieser Aufgabe oberste Priorität, gefolgt von den dringlichen Aufgaben.

Und so geht’s!

Setzen Sie Ihre (dringlichen) Wichtigkeiten immer in den Mittelpunkt Ihrer Handlung und Ihres Reagierens. Gegen „Störenfriede“ gibt es das Mittel des „Konstruktiven Neins“ (Anleitungen finden Sie in meinem E-Book auf meiner Homepage). Setzen Sie es konsequent ein, wenn eben möglich und angebracht.

Ist das aber absolut nicht möglich, warten Sie das Ende des störenden Ereignisses ab. Denn erst dann haben Sie die erforderliche Ruhe, Ihre Wichtigkeiten zu erledigen. 

Der „Spielverderber“ Ungeplante Aufgaben

Ungeplante Aufgaben konnten bei der Erstellung der Tagesplanung nicht vorgesehen oder geplant werden. Sie treten während des Tags auf und erfordern in der Regel eine geeignete Reaktion und Handlung. Man bekommt von anderen das Gefühl der Dringlichkeit vermittelt und den Druck, möglichst sofort zu handeln.

In diesem Zusammenhang ist zwischen zwei Arten von Aufgaben zu unterscheiden:

Da sind einmal die Unvorhergesehenen Aufgaben.

Hand aufs Herz: Wie oft werden Sie vom Bereichsleiter von der Geschäftsführung oder von einer anderen Abteilung zu einer sofort angesetzten Besprechung gerufen? Wie oft müssen Sie eingreifen, weil ein Hard- oder Software-Problem auftauchte? Wie oft müssen Sie für ein (vielleicht angeblich) dringendes Problem Ihre Arbeit liegen lassen, um das Problem zu lösen? Wie oft erhalten Sie einen Anruf und Sie müssen sofort reagieren? Beispiele, die sich unendlich fortsetzen lassen. In jedem Fall aber bleibt IHRE Arbeit liegen. Ihre Tagesplanung ist ganz oder zum Teil gescheitert.

Das muss nicht sein! Natürlich gibt es unvorhergesehene Aufgaben, die Ihren sofortigen Einsatz erfordern. Wenn z.B. eine von Ihnen nicht erfolgte Reaktion Verluste oder schwerwiegende Probleme verursacht, müssen Sie Ihre geplante Aufgabe aufschieben und sofort handeln.

In jedem anderen Fall empfehle ich den Gebrauch vom „KONSTRUKTIVEN NEIN“. s.o.

Hinzu kommen noch die Spontanen Aufgaben. Sie sind häufig Folge einer Reaktion auf das innere Gefühl von Dringlichkeit. Hier sendet das Unbewusste an das Bewusste eine Botschaft, auf die jetzt und sofort zu reagieren ist: Du musst diese Sache jetzt!! und sofort!! erledigen, sonst könnte dieses oder jenes passieren. Du könntest sie vergessen; die Aufgabe ist doch schnell erledigt und eine (kleine) Last ist weg; was weg ist weg und die Zeit zur Erledigung ist gerade günstig… Und schon krempeln Sie die Ärmel hoch, ran an die Spontaneität – die aktuelle Tätigkeit ist unterbrochen.

Hier klaffen Theorie und Praxis oftmals meilenweit auseinander. Diese „Mal eben“-Tätigkeiten können einen Rattenschwanz nach sich ziehen und viel länger dauern, als am Anfang gedacht hat.

Bleiben Sie hart gegen sich selbst: Stellen sie zu Beginn fest, dass die Tätigkeit doch mehr als nur einige Minuten benötigen würde, erstellen Sie zur Erledigung dieser Arbeiten einen Plan. ACHTUNG: Ich möchte aber hervorheben, dass das Angehen bestimmter spontaner Aufgaben auch eine Entkoppelung bzw. Abwechslung und somit etwas Positives bedeuten kann. Nach Erledigung der spontanen Aktivitäten kann man sich besser als vorher konzentrieren und effizienter arbeiten.

Für den Umgang mit Spontaneitäten, die wirklich stören gilt: Bleiben Sie konsequent an der eigentlich geplanten Aufgabe. Notieren Sie die spontane Aufgabe und durchbrechen so die Spontaneität. Nehmen sie die spontane Tätigkeit in Ihre Planung auf. Hierbei sagen Sie zu sich selbst: NEIN zum spontanen Einfall; bleiben Sie auf Ihrer Linie.

Unplanbare Aufgaben sind solche, von denen Sie wissen, dass sie auf Sie zukommen würden, ihren Umfang und/oder den Zeitpunkt/-raum ihres Eintretens kennen Sie jedoch nicht und somit nicht vorsehen. Der Aufgabenbereich im Vertriebsinnendienst bzw. beim Customer Service (Anrufe mit Aufforderung zu Aktivitäten; Reklamationen; Auskünfte, die der Außendienst anfordert; etc.) ist ein gutes Beispiel hierfür. Diese Stellen sehen sich immer mit diesem Problem konfrontiert und betonen die Schwierigkeit, voraussichtlich benötigte Zeiten der Erledigung unplanbarer Aufgaben zu planen.

Wenn man weiß, dass man täglich einige Stunden für die Erledigung unplanbarer Aufgaben benötigt, dann ist es erforderlich, dass man für den Block dieses Tagesgeschäfts eine Zeitschätzung aus bisher gewonnen Erfahrungen als Durchschnitt nimmt und diese Zeit in der Tagesplanung berücksichtigt. Ich empfehle hier, dass Sie für diese Art des Tagesgeschäftes, je nach Erfahrung, einen Zeitblock von z. B. 3 oder 4 Stunden vorsehen/reservieren, den Sie zur geeigneten Zeit festlegen. Ihre tägliche Ausführung sollte möglichst zur gleichen Zeit erfolgen. Würde der Umfang der Aufgaben weniger Zeit benötigen als geplant, so kann man Aufgaben aus dem Themenspeicher nehmen oder solche, die man vor sich hergeschobene hat, erledigen. Tritt der andere Fall auf und man braucht mehr Zeit als vorgesehen, sind neue, der Situation angepasste Entscheidungen zu treffen. Viel Glück bei Ihrer Tagesplanun

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