Der Umgang mit Störfaktoren

Konkreter Störfaktor: Arbeitsstil der/des Vorgesetzten

Der Arbeitsstil der/des Vorgesetzten hat erhebliche Auswirkungen auf unseren Arbeitsalltag. Neigt sie oder er – aus welchen Gründen auch immer – zu einer chaotischen Arbeitsweise, kann dies die Effektivität eines Teams oder einer Abteilung entscheidend mindern.

Und wer kennt es nicht: Ständige Unterbrechungen bei der Arbeit durch Anrufe oder persönliche Ansprache der/des Vorgesetzten, unpräzise Aussagen bei eiligen Aufträgen oder Anweisungen, unklare Fristen und wiederholt muss an die Rückmeldung zu dringlichen Fragen oder an die Beantwortung von E-Mails erinnert werden.

Doch Sie müssen diesen Zustand nicht weiter tolerieren – Sie könn(t)en mit den folgenden vier SIMPLEN Schritten sogar aktiv zur Lösung beitragen! Schauen wir uns mal ein konkretes Beispiel an:

Schritt 1: Zustand/Situation definieren:

Wie erkenne ich den Störfaktor? Wie lässt sich der Zustand konkret definieren?

Ständige Unterbrechung bei der Erledigung meiner Aufgabe, weil die/der Vorgesetzte permanent einfach ins Büro hereinplatz und direkt drauflosredet oder durch ständige kurze Telefonate/Nachrichten der/des Vorgesetzten; unkonkrete, unklare und/oder unpräzise Aussagen oder Anweisungen zu neuen Arbeitsaufträgen; ständig müssen Sie die/den Vorgesetzten an die Erledigung von Vorgängen oder die Beantwortung ihrer/seiner E-Mails erinnern; Sie haben das Gefühl, dass sie/er zu viele Dinge parallel angeht.

Auf welche Art, unter welchen Umständen, wann/wo tritt der Zustand auf?

Besonders in Drucksituationen, bei Anweisungen von „oben“; oft aber auch im Tagesgeschäft und in Meetings

Welche Neben-/Begleiterscheinungen und/oder Auswirkungen sind mit diesem Störfaktor verbunden?

Der eigene Tagesplan wird oft kurzfristig ausgehebelt und wichtige/dringliche Aufgaben bleiben unerledigt; das Chaos der/des Vorgesetzten überträgt sich ebenso wie ihr Stress auf mich; durch unpräzise Anweisungen liefere ich ggf. mangelhafte Ergebnisse; all dies führt auch bei mir zu (großer) Unzufriedenheit

Schritt 2: Ursachen identifizieren:

Weshalb/wieso entsteht diese Situation? Was führt zu diesem Problem? Was ist die eigentliche Ursache?

Die eigentliche Ursache liegt in der Einstellung der/des Vorgesetzten zu ihrer/seiner Position und ihren/seinen Aufgaben

Welche Nebenursachen liegen vor?

Permanenter Druck von „oben“; zu viele Dinge werden auf einmal angegangen; ggf. kann sie/er Wichtiges/Dringliches nicht von Wichtigem oder Unwichtigem unterscheiden; E-Mails und/oder Anweisungen werden von ihr/ihm nicht richtig gelesen; Aufgaben werden unpräzise oder gar nicht delegiert

Wer ist der Verursacher? (wichtig: NICHT der Schuldige!)

Das berufliche Umfeld (Leitung, Kolleginnen/Kollegen, Mitarbeitende); die/der Vorgesetzte selbst; die/der Vorgesetzte selbst; ihre/seine mangelhafte Tagesstruktur; ggf. kein oder nur mangelhaftes Bewusstsein für ihre/seine A-/B-/C-Aufgaben; keine Spiegelung und keine Rückmeldung zur Situation seitens der Mitarbeiter*innen; das konstruktive Nein seitens der Mitarbeiter*innen bleibt aus

Schritt 3: Künftiges Vorgehen:

Welches Ziel strebe ich beim künftigen Umgang mit dem Störfaktor an?

Ziel ist es, meine eigene Tagesplanung und Arbeitsweise sukzessive vom chaotischen Arbeitsstil der/des Vorgesetzten zu entkoppeln.

Was kommt dabei für mich (uns/unseren Kunden) heraus?

Strukturiertheit, Stressreduktion, ruhigeres und effektiveres Arbeiten und Bearbeiten von eigenen und delegierten Aufgaben

Schritt 4: Lösungsansätze:

Wie kann dieser Störfaktor bzw. dieser negative Zustand beseitigt oder zumindest reduziert werden? Welche konkreten Maßnahmen sind notwendig?

Nach Arbeitsanweisungen: Mail an die/den Vorgesetzten verfassen (XYZ habe ich verstanden, ist es das, was Sie gemeint haben/benötigen?); bei unpräzisen Aufträgen nachfragen, bis man effektiv arbeitsfähig ist; nach Wichtigkeit und Dringlichkeit der delegierten Aufgabe fragen; fragen, welche Priorität der Aufgabe einzuräumen ist; all diese Fragen schriftlich an die/den Vorgesetzten richten.

Bei Besprechungen: die Erstellung von Tagesordnungen und die Verwendung des ergebnisorientierten Kurzprotokolls vorschlagen/initiieren

Generell: Klare Aufgabenteilung verlangen

Gibt es neue bzw. neuartige Ideen, Anregungen oder Lösungen?

Austausch anregen über Methoden zur effektiven Arbeitstaggestaltung und Aufgabenbewältigung; Team-Tage: themenspezifische Coachings/Workshops/Seminare für das Team/die Abteilung; ggf. daraus resultierende Einzelcoachings

Welche Mittel sind einzusetzen?

Workshops/Seminare/Coachings, das eigene Zeitplanbuch, Coaching-Dokumente, ein fähiger Coach (m/w/d)

Was ist ab wann der konkrete Beitrag, an diesem Störfaktor zu arbeiten?

Ab sofort

  • Klare Anweisungen fordern; ggf. durch Fragen präzisieren
  • Offensichtlicher Einsatz des eigenen Zeitplanbuchs
  • Konstruktives Nein (nein mit Herz) verwenden
  • Nach Prioritäten fragen

Und? Wie finden Sie diese Analyse?

Kämpfen Sie vielleicht mit dem gleichen Störfaktor? Welche Erfahrung haben Sie mit ähnlichen Situationen? Was sind Ihre Störfaktoren, die Sie mithilfe einer solchen Analyse bewältigen können?

Ich freue mich auf Ihre Meinungen und Rückmeldungen! Kommentieren oder schreiben Sie mir: info@al-baghdadi.de

Bildquelle: Unsplash

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