Der Arbeitsstil des Vorgesetzten hat erhebliche Auswirkungen auf unseren Arbeitsalltag. Neigt er - aus welchen Gründen auch immer - zu einer chaotischen Arbeitsweise, kann dies die Effektivität eines Teams oder einer Abteilung entscheidend mindern.
Und wer kennt es nicht: Ständige Unterbrechungen bei der Arbeit durch Anrufe oder persönliche Ansprache des Vorgesetzten, unpräzise Aussagen bei eiligen Aufträgen oder Anweisungen, unklare Fristen und wiederholt muss an die Rückmeldung zu dringlichen Fragen oder an die Beantwortung von E-Mails erinnert werden.
Doch Sie müssen diesen Zustand nicht weiter tolerieren – Sie könn(t)en mit den folgenden vier einfachen Schritten sogar aktiv zur Lösung beitragen! Schauen wir uns die Lösung anhand dieses konkreten Beispiels an:
Wie erkenne ich den Störfaktor? Wie lässt sich der Zustand konkret definieren?
Ständige Unterbrechung bei der Erledigung meiner Aufgabe, weil der Vorgesetzte permanent einfach ins Büro kommt und direkt drauflosredet; ständige kurze Telefonate/Nachrichten; unkonkrete, unklare und/oder unpräzise Aussagen oder Anweisungen zu neuen Arbeitsaufträgen; ständig muss ich ihn an die Erledigung von Vorgängen oder die Beantwortung seiner E-Mails erinnern. Er geht zu viele Dinge parallel an.
Auf welche Art, unter welchen Umständen, wann/wo tritt der Zustand auf?
Besonders in Drucksituationen, bei Anweisungen von „oben“; oft aber auch im Tagesgeschäft und in Meetings
Welche Neben-/Begleiterscheinungen und/oder Auswirkungen sind mit diesem Störfaktor verbunden?
Der eigene Tagesplan wird oft kurzfristig ausgehebelt und wichtige/dringliche Aufgaben bleiben unerledigt; das Chaos der/des Vorgesetzten überträgt sich ebenso wie ihr Stress auf mich; durch unpräzise Anweisungen liefere ich ggf. mangelhafte Ergebnisse; all dies führt auch bei mir zu (großer) Unzufriedenheit
Weshalb/wieso entsteht diese Situation? Was führt zu diesem Problem? Was ist die eigentliche Ursache?
Die eigentliche Ursache liegt in der Einstellung des Vorgesetzten zu seiner Position und seinen Aufgaben.
Welche Nebenursachen liegen vor?
Permanenter Druck von „oben“; zu viele Dinge werden auf einmal angegangen; ggf. kann er Wichtiges/Dringliches nicht von Wichtigem oder Unwichtigem unterscheiden; E-Mails und/oder Anweisungen werden von ihm nicht richtig gelesen; Aufgaben werden unpräzise oder gar nicht delegiert.
Wer ist der Verursacher? (wichtig: NICHT der Schuldige!)
Das berufliche Umfeld (Leitung, Kolleginnen/Kollegen, Mitarbeitende); der Vorgesetzte selbst; seine mangelhafte Tagesstruktur; ggf. kein oder nur mangelhaftes Bewusstsein für seine A-/B-/C-Aufgaben; keine Spiegelung und keine Rückmeldung zur Situation seitens der Mitarbeiter; das konstruktive Nein seitens der Mitarbeiter bleibt aus.
Welches Ziel strebe ich beim künftigen Umgang mit dem Störfaktor an?
Ziel ist es, meine eigene Tagesplanung und Arbeitsweise sukzessive vom chaotischen Arbeitsstil des Vorgesetzten zu entkoppeln.
Was kommt dabei für mich (uns/unseren Kunden) heraus?
Strukturiertheit, Stressreduktion, ruhigeres und effektiveres Arbeiten und Bearbeiten von eigenen und delegierten Aufgaben.
Wie kann dieser Störfaktor bzw. dieser negative Zustand beseitigt oder zumindest reduziert werden? Welche konkreten Maßnahmen sind notwendig?
Nach Arbeitsanweisungen: Mail an den Vorgesetzten verfassen (XYZ habe ich verstanden, ist es das, was Sie gemeint haben/benötigen?); bei unpräzisen Aufträgen nachfragen, bis ich effektiv arbeiten kann; nach Wichtigkeit und Dringlichkeit der delegierten Aufgabe fragen; fragen, welche Priorität der Aufgabe einzuräumen ist. Am besten: All diese Fragen schriftlich an die/den Vorgesetzten richten.
Bei Besprechungen: die Erstellung von Tagesordnungen und die Verwendung des ergebnisorientierten Kurzprotokolls vorschlagen/initiieren.
Generell: Klare Aufgabenteilung verlangen
Gibt es neue bzw. neuartige Ideen, Anregungen oder Lösungen?
Austausch anregen über Methoden zur effektiven Arbeitstaggestaltung und Aufgabenbewältigung; Team-Tage: themenspezifische Coachings/Workshops/Seminare für das Team/die Abteilung; ggf. daraus resultierende Einzelcoachings.
Welche Mittel sind einzusetzen?
Workshops/Seminare/Coachings, das eigene elektronische Zeitplansystem (Outlook, etc.), Coaching-Dokumente, ein fähiger Coach (m/w/d).
Was ist ab wann der konkrete Beitrag, an diesem Störfaktor zu arbeiten?
Ab sofort
Kämpfen Sie vielleicht mit dem gleichen Störfaktor? Welche Erfahrung haben Sie mit ähnlichen Situationen? Was sind Ihre Störfaktoren, die Sie mithilfe einer solchen Analyse bewältigen können?
Wichtige Anmerkung: Frauen habe ich immer gefördert. Um dennoch den Lesefluss in meinen Beiträgen zu gewährleisten, verwende ich an entsprechenden Stellen die männliche Form. Selbstverständlich schließe ich auch meine wertgeschätzten Leserinnen mit ein.
Vielleicht war schon die ein oder andere anregende Idee enthalten, die Ihnen weiterhilft.
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