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Die Zeitplantechnik oder die integrierte Zeitplanung

Autor: Dr. Wafi Al-Baghdadi
aktualisiert am: 26. Februar 2021

Mit dem Thema „Zeitplanung“ beschäftigen sich weltweit Menschen, die zielorientiert arbeiten und ihre Aufgaben erfolgsorientiert erledigen wollen. Sie gestalten bewusst ihre Pläne und verfolgen ihre Umsetzung mit entsprechender Nachhaltigkeit.

Die folgende Grafik zeigt Ihnen die von mir seit ca. vierzig Jahren praktizierenden drei Stufen der Zeitplantechnik, die miteinander sehr verwoben sind:

Jahresplanung

Für mich gibt es keine Jahres-, Monats, oder Wochenplanung; für diese Zeiträume können wir nur Übersichten erstellen. Eine echte und funktionierende Planung kann eigentlich für den jeweiligen Tag aufgestellt und verfolgt werden.

Folgende Rahmenbedingung bekommt meine Jahresübersicht (Jahresplanung):

Zu erstellen:
Spätestens Ende des Jahres (Nov./Dez.)
Haupt- und Schlüsselaufgaben,
die während des Jahres zu realisieren sind
Nicht mehr als 50% der verfügbaren Zeit
verplanen
Monatliche Modifikation
beachten

Beruflich können folgende Punkte berücksichtigt werden:

  • Projekte
  • Absichten und Vorhaben
  • Strategien
  • A-Aufgaben
  • Ziele
  • Aus-/Weiterbildung
  • Feste Termine, z.B. Messen und Ausstellungen, Geschäftsreisen, etc.

Auch private Angelegenheiten können aufgenommen werden, wie:

  • Gesundheit
  • Partnerschaft; Familie
  • Finanzen; Eigentum
  • Soziales Engagement; kulturelle Ereignisse; Freizeitgestaltung

Monatsplanung bzw. Wochenziele

Aus der Jahresübersicht entwickeln wir Jahresziele; ebenso gehen wir mit dem Zeitabschnitt Monat oder Woche, aus dem wir Monats- bzw. Wochenziele entnehmen oder ableiten können.

Am Ende des jeweiligen
Monats für den folgenden Monat erstellen
Aus dem Jahresplan
abgeleitete Aufgaben
und Termine;
zusätzliche Aufgaben
sind einzuplanen
Ca. nur 60% der verfügbaren Zeit
verplanen
Wöchentliche Kontrolle
bzw. Modifikation notwendig

Beruflich können folgende Punkte berücksichtigt werden:

  • Segmente aus der Jahresplanung:
  • Projekte
  • Vorhaben
  • Strategien
  • Aufgaben
  • Ziele
  • Aktuelle Aufgaben
  • Feste und wiederkehrende Termine

Auch private Angelegenheiten können aufgenommen werden, wie:

  • Segmente und Termine aus der Jahresplanung
  • Spontaneitäten
  • Maßnahmen zur Steigerung der Lebensqualität

Tagesplanung

Die echte Planung stelle ich somit für den jeweiligen Tag auf; sie enthält Ziele, Aufgaben und Aktivitäten, die am jeweiligen Tag erledigt werden sollen oder sogar müssen.

Am Ende eines jeden
Tages für den folgenden Tag erstellen
Hauptaufgaben aus
dem Monatsplan ableiten. Tagesgeschäft einplanen
Ausreichende Pufferzeiten berücksichtigenTagesrückblick

Beruflich können folgende Punkte berücksichtigt werden:

  • Schlüssel- bzw. Kernaufgaben
  • Aktuelle Aufgaben/Ziele
  • Tagesgeschäft
  • Freiräume zum Reagieren/ Feuerwehrmann spielen
  • Blöcke
  • Tagesrückblick
  • Tagesbewertung
  • Tagesplanung (Folgetag)

Auch private Angelegenheiten können aufgenommen werden, wie:

  • Geplante private Vorhaben
  • Raum für Spontaneitäten
  • Feste Termine
  • Maßnahmen zur Steigerung der Lebensqualität

Mit diesem klaren System kommen die meisten Menschen besser und klarer zurecht, fühlen sich nicht überfordert und sind eher geneigt, ihr Zeit-Management zu pflegen.

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Autor: Dr. Wafi Al-Baghdadi
PCC™-zertifizierter Business-Coach, ihr Experte für die Themen Resilienz, Zeit- und Selbstmanagement

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