Für meine Doktor-Arbeit entwickelte ich ein computergestütztes Modell, das ich im Rechenzentrum der Kern-Forschungsanlag in Jülich austesten durfte und konnte.
Während dieser Zeit arbeitete ich als Werkstudent in einem Unternehmen in Köln. Und so sahen meine Tage aus:
Während ca. 11 Monaten sah mein Tagesablauf wie folgt aus:
Dienstbeginn um 7:30h. Um ca. 17:00h verließ ich das Unternehmen Richtung Jülich. Ca. 18:00h kam ich im Rechenzentrum an und arbeitete bis kurz vor 00.00h. Zuhause war ich gegen 1.00h. Dies wiederholte sich tagtäglich - ca. 11 Monate lang, immer die gleiche Prozedur. Am Wochenende war ich natürlich sehr erschöpft.
Nach der Promotion übernahm ich die Funktion eines Projektleiters in einem IT-Unternehmens.
Diese damals ziemlich stressige Phase hinterließ ihre Spuren. So war ich z.B. nicht mehr in der Lage, ein Buch oder eine Zeitschrift zu lesen oder mich kreativ zu betätigen.
Als Führungskraft erging es mir nicht anders als vielen Führungskräften: Ich hatte Probleme mit meinem Zeitmanagement. Meine Tage gestalteten sich oft chaotisch. Während des Tages reagierte ich viel zu viel statt zu agieren, was meinen Aktionsradius sehr einengte.
Mein damals außerordentlich wichtiges Projekt litt unter ständigen Spontaneitäten und Unterbrechungen. Hinzu kam das Bedürfnis, mehrere Aufgaben und Vorgänge gleichzeitig erledigen zu müssen; ich nahm Aufgaben in Angriff, ohne sie zu Ende zu führen. Mein Arbeitsplatz war überfüllt; ich hatte keine Übersicht über meine Aufgaben sowie über Wichtigkeiten und Dringlichkeiten auf dem Schreibtisch existierender Vorgänge.
Ich war in jeder Beziehung fremdbestimmt bzw. ließ die Fremdbestimmung zu. Eine (ab und zu erstellte) Tagesplanung erwies sich bereits kurz nach Beginn des Arbeitstages als nicht besonders nützlich. Immer wieder Überstunden; Dienstschluss erst nach 19:30h oder später waren bei mir ganz normale alltägliche Erscheinungen. All diese negativen Punkte könnte ich leicht um zahlreiche anderen Faktoren erweitern.
Die Situation war negativ und frustrierend. Ich war gefangen in einem Labyrinth.
Ich suchte nach Möglichkeiten, das Labyrinth verlassen zu können und meine Situation positiv zu verändern. Ich wollte/musste meinen geschäftlichen Alltag besser „in den Griff bekommen“, mehr Zeit für meine Familie und mein Privatleben haben und eine verbesserte Lebensqualität erzielen.
Anstoß zur Veränderung war ein interessantes Seminar, aus dem drei wichtige Anregungen mein Leben stark beeinflussten.
In diesem Seminar fand/arbeitete ich meine Lebensziele heraus und lernte einige Techniken zum Thema Lebensplanung kennen.
Was mir allerdings fehlte war, eine pragmatische Methode für die Tagesplanung und Tagesgestaltung.
Um mein eigenes Zeitmanagement besser in Griff zu bekommen, besuchte ich dann zwei Zeitmanagement-Seminare und studierte einige Bücher. Dennoch befand ich weiterhin in einer Sackgasse; so recht weiter brachte sie mich das nicht.
Endlich stieß ich auf eine interessante Lektüre: „Die Zeitfallen“ von Alec Mackenzie. Begeistert nahm ich die neuen Impulse auf.
In diesem Buch schildert Mackenzie eine interessante Begebenheit, die (später)zur Entwicklung meiner Prio-Methode führte: Die Geschichte von Charles M. Schwab, damals ein sehr erfolgreicher Präsident des Unternehmens Bethlehem Steel, und Ivy Lee, einem berühmten Berater und Produktivitätsexperten.
Kern der Ivy Lee-Methode war: Sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, Prioritäten setzen und Ablenkungen zu minimieren, was zu einer besseren Nutzung der Zeit führt – eine verblüffend einfache Methode.
Von der Lee-Methode war ich nicht nur begeistert, sondern auch überzeugt. Als ich jedoch die Lee-Gedanken in meinem Arbeitstag einsetzte, merkte ich schnell, dass sie nur für die höheren Hierarchieebenen richtig funktioniert. Ich musste die Lee-Methode modifizieren und für mich als Führungskraft anpassen, um den Kern der Methode zu leben und mein Zeitmanagement wirklich pragmatisch zu gestalten.
Bereits im Laufe weniger Wochen stabilisierte sich mein neues System, mit meiner neuen Methode meinen Tag zu planen und optimal zu gestalten: Eine Methode, die ich während meiner Laufbahn als Führungskraft sowohl im In- als auch im Ausland angewandt und später auch bei meinen Beratungen und Coachings erfolgreich eingesetzt habe.
Im Folgenden schildere ich eine kurze Zusammenfassung der Prio-Methode:
Am Folgetag Reihenfolge (d.h. Prioritäten) bestimmen:
Um eine optimale und erfolgreiche Tagesplanung zu managen und den Tag entsprechend zu gestalten, empfehle ich wie folgt vorzugehen:
„Es ist nicht genug zu wissen, man muss es auch anwenden; es ist nicht genug zu wollen, man muss es auch tun.“
Johann Wolfgang von Goethe
Hier finden Sie einen Vorschlag für ein Formblatt „Tagesplan“:
Vielleicht war schon die ein oder andere anregende Idee enthalten, die Ihnen weiterhilft.
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