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Tages-Prioritäten setzen - einfach und richtig!

Autor: Dr. Wafi Al-Baghdadi
aktualisiert am 14. Januar 2023

Aber wie? Über Prioritäten und wie man sie bestmöglich setzt, wurde viel, sehr viel geschrieben. Heute zeige ich Ihnen meine PRIO-Methode, mit der Sie einfach, leicht und optimal Ihre Prioritäten für den Tag bestimmen und umsetzen können.

To-Do-Liste vs. Themenspeicher

Ich höre überall: „Ich habe eine To-Do-Liste.“  „Ich muss meine To-Do‘s erledigen.“ „Diesen Punkt nehme ich in meine To-Do-Liste auf“. Das hört sich alles gut und wichtig an.

Aber Achtung! Hier besteht immer die Gefahr, dass der Kopf mit den zahlreichen To-Do‘s, mit

  • Projekten,
  • Aufgaben,
  • Aktivitäten,
  • Tätigkeiten sowie
  • Kleinkram

voll ist. Oft weiß man dann nicht: Womit fange ich an? Was ist wirklich wichtig und zugleich dringlich? Was ist dringlich? Was ist wichtig, hat jedoch Zeit?

Meine To-Do‘s nenne ich Themenspeicher.

Mein Themenspeicher ist mein „Wäschekorb“.

In so einem Korb wird die Wäsche gesammelt, bis der geeignete Zeitpunkt gekommen ist, eine bestimmte Art von Wäsche zu waschen.

So halte ich es auch mit meinem Themenspeicher. Dort sammle ich zunächst einmal alles, was irgendwann zu erledigen ist. Aus diesem „Themen-Haufen“ sortiere ich dann die Punkte aus, die ich in einem bestimmten Zeitraum, z. B. an einem gewissen Tag, in die Planung aufnehme.

Ich trenne zwischen einem Tagesplan, der oft als To-Do-Liste bezeichnet wird, und dem Themenspeicher. Mein Unterbewusstsein registriert: Aha, an diese Punkte brauche ich nicht zu denken; sie sind gut aufgehoben und werden zum geeigneten Zeitpunkt erledigt.

Der Tagesplan und das einfache Setzen von Prioritäten

Wie setze ich meine Prioritäten?

Kurz vor Dienstschluss selektiere ich aus meinem Themenspeicher (und aus aktuellen Vorgängen) drei oder vier wichtige Punkte, die ich am nächsten (Arbeits-) Tag erledigen möchte/muss. Das sind wichtige und zugleich dringliche, nur dringlich zu erledigende und wichtige Aufgaben/Tätigkeiten. Auch der „Kleinkram“ wird berücksichtigt.

Beispiel:

Zeit ab:Tagesplanung
 Proj. Umstellg- interner Abläufe
 Wöchentl. Teambespr.
 Konzept Integr. Neuer Zweigst.
 Mails lesen/bearbeiten Vorm.
 Mails lesen/bearbeiten Nachm.
 Gespr. Diff. Logist. Abtlg.
  
  

Das Setzen von Prioritäten ist wirklich einfach

Warum? Am Folgetag sehe ich meinen Tagesplan an und frage mich,

  • was ist so wichtig und so dringlich, dass es heute und an erster Stelle zu erledigen ist? Dieser Punkt bekommt die Reihenfolge #1,
  • den als nächstes zu erledigenden Punkt versehe ich mit #2,
  • usw.

So einfach setze ich meine Prioritäten, d.h. ich bestimme nur die Reihenfolge!

Dauert der erste Punkt mehr als zwei Stunden, empfehle ich, anschließend einen zeitlichen Block für Kleinkram vorzusehen.

Mit der geschilderten Vorgehensweise bestimme ich meine Tagesprioritäten. Einfach, pragmatisch und leicht. Was hier verlangt wird, ist bewusstes Denken und entsprechendes Handeln.

Und so können die Prioritäten in meinem Tagesplan aussehen:

Zeit ab:Tagesplanung
11:003. Proj. Umstellg- interner Abläufe
13:304. Wöchentl. Teambespr.
16:006. Konzept Integr. Neuer Zweigst.
10:152. Mails lesen/bearbeiten Vorm.
15:005. Mails lesen/bearbeiten Nachm.
09.001. Gespr. Diff. Logist. Abtlg.
  
  

Sie sehen, der letzte Punkt (Gespr. Diff …) bekommt die #1. Der obere Punkt (Proj. Umstellg …) erhält aufgrund meiner Wertung dieser Aktivitäten nun #3.

Ich beginne also mit #1 und bleibe dran, bis das Segment erledigt ist. Gönne mir danach eine kurze 5-minütige Pause, und gehe dann zu #2, usw.

Seien Sie ehrlich, ist das nicht einfach? Das Setzen von Tagesprioritäten kostet mich täglich nicht mehr als 5 Minuten!

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

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Autor: Dr. Wafi Al-Baghdadi
PCC™-zertifizierter Business-Coach, ihr Experte für die Themen Resilienz, Zeit- und Selbstmanagement

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