Wie ein Klient 4 Stunden täglich gewinnen konnte

Mein Klient war Führungskraft mit 18 Mitarbeitenden in der Logistik-Abteilung eines internationalen Unternehmens.

Sein Anliegen: Er kam mit seiner Zeit nicht zurecht – und das trotz Tagesplanung. Vor unserem Coaching schilderte er mir telefonisch seine Probleme:

• Viel zu viel Vorgänge, die er täglich erledigen muss,
• Tagtäglich zahlreiche Aufgaben, die er parallel erledigen muss,
• Versuch, zu viel auf einmal zu tun,
• Überhäufter, sehr unübersichtlicher Schreibtisch,
• Nicht klar abgegrenzte Verantwortungs- und Zuständigkeitsbereiche, 
• Kein Blick für das Wesentliche und dadurch keine Chance, optimale Prioritäten zu setzen,
• Suboptimal erzielte Ergebnisse,
• Langwierige und ergebnislose Besprechungen,
• Unvollständige, verspätete Informationen,
• Zu viele oder unpräzise Kommunikationen mit anderen Abteilungen,
• E-Mail-Postfach ist voll, auch mit E-Mails, die nicht unbedingt ihn betreffen,
• Drang, die Sachen unbedingt selbst erledigen zu wollen,
• Offensichtlich fehlende/mangelnde Selbstdisziplin,
• Unfähigkeit, "Nein" zu sagen,
• Etc. …

In unserem ersten Kennen-Lern-Telefonat klang seine Stimme frustriert, deprimiert und hilfesuchend.

Für die erste Coaching-Sitzung schickte ich ihm ein Formblatt, das er drei Tage lang minutiös und sehr gewissenhaft ausfüllen sollte. Das ausgefüllte Formblatt stellte die Arbeitsgrundlage für unser anstehendes Coaching dar.

Alle bearbeiteten Vorgänge sollten wie folgt in dem in dem Formblatt festgehalten werden: Zeit ab – bis; Tätigkeit; andere Spalten im Formblatt würden wir im Coaching besprechen.

Als wir uns eine Woche später zu einem 2-tägigen Coaching in einem Hotel in der Nähe von Hennef trafen, brachte mein Klient, wie von mir gefordert, das korrekt ausgefüllte Formblatt mit.

Zu Beginn unserer Sitzung formulierten wir präzise seine Ziele. Sein erstes wichtiges Ziel: Er möchte täglich 2 Stunden für die Erledigung wichtiger Aufgaben gewinnen.

Als es zum Thema „Analyse der eigenen Arbeit“ kam, stellte ich ihm für jede der einzelnen, minutiös erfassten Tätigkeiten Fragen in Richtung Effizienz und Effektivität: Z. B.: War ich die „richtige“ Person für die bzw. warum führte gerade ich diese Tätigkeit durch?

Nach der gemeinsamen Analyse stellte er fest, mehrere Arbeiten hätte er durchaus delegieren können; er hätte Mitarbeitende, die für diese Tätigkeiten kompetent genug waren, mit der Ausführung der Tätigkeit beauftragen können.

„Der Hammer“ war dann allerdings sein O-Ton: „Hätte ich diese Tätigkeiten delegiert, hätte ich an diesem Tag 4 Stunden gewonnen“. Ich wiederhole gerne: Er hätte 4 Stunden gewinnen können.

Sein Coaching-Ziel, täglich 2 Stunden zu sparen bzw. zu gewinnen, war damit schon mit der ersten Aktion erfüllt bzw. um mehr als 100% übertroffen. Eine für diesen Klienten erschreckend überraschende, gleichzeitig aber auch zufriedenstellendes Erkenntnis.

Durch die gemeinsame Analyse seiner Zeit- und Tätigkeitsanalyse konnte er weitere wertvolle Erfahrungen gewinnen. Daraus, beim Coaching-Prozess insgesamt, sowie den in der Nachbetreuung besprochenen Strategien und Zielen, entwickelte er Maßnahmenpläne, die er zur eigenen Kontrolle/Überprüfung schriftlich festgehalten hat.  

Zusätzlich erhielt mein Klient in diesem beratenden Coaching weitere, zusätzliche Strategien, Tipps, Hinweise sowie praktische Hilfsmittel, wie er sein Ziel-, Zeit- und Selbstmanagement verbessern und weiter aufbauen kann. Nach seiner Aussage hat er mit einer neu gewonnenen Selbstdisziplin fast alles umgesetzt. In einem späteren Telefonat mit dem Vorgesetzten meines Klienten bestätigte dieser die persönliche Entwicklung seines Abteilungsleiters.