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Zeit- & Selbstmanagement: Wie organisiere ich mich selbst?

Autor: Dr. Wafi Al-Baghdadi
aktualisiert am 11. April 2021

Das Thema Ziel-, Zeit- und Selbstmanagement ist aktueller denn je. Gestiegene Anforderungen der Führungskräfte an ihre Mitarbeiter, (selbstgemachter und teilweise künstlich erzeugter) Druck und verursachter Stress, knappe Ressourcen und nicht zuletzt gesetzte Termine zwingen sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter*innen, nach Möglichkeiten zu suchen, sich und ihre Zeit besser zu organisieren und nach mehr Lebensqualität zu streben.

Das 3-D des Zeitmanagements

Modernes Zeitmanagement orientiert sich m. E. an drei Dimensionen:

Dimension 1: Wichtigkeit vs. Dringlichkeit

Nicht alle wichtigen Dinge sind dringlich und nicht alle dringlichen Dinge sind wichtig. Gleichgültig ob es sich beim Zeitmanagement um die Tages-, Monats-, Jahres- oder eben die Lebensplanung handelt - die zentrale Frage ist immer: Wie wichtig ist das, was zu planen und auszuführen ist? Denn Wichtigkeiten stehen im Zentrum angestrebter persönlicher und beruflicher Erfolge.

Die Kernfrage, die das Wesentliche vom Unwesentlichen trennt, lautet:

Was bedeutet das, was ich plane/gerade erledigen will für meinen persönlichen Erfolg bzw. für den Erfolg des Unternehmens?

Erfolgreiche Menschen stellen sich diese Frage, bewusst und intuitiv, permanent vor der Aufnahme und während der Bearbeitung ihrer Aufgaben oder Aufgabenteile und geben sich auch eine ehrliche Antwort. Sie trennen nicht die Spreu vom Weizen, sondern sie selektieren den Weizen! Damit trainieren sie immer wieder ihre unbewusste Kompetenz für mehr berufliche und private Erfolge, verstärken ihre eigenen Erfolgserlebnisse und -gefühle und erhöhen ihren Zufriedenheitsgrad.

Die Signale ihrer Erfolge werden intensiviert gesendet und aufgenommen. Dadurch wächst stetig ihre autonome Selbstmotivation - ein äußerst positiver Prozess im Sinne ihrer Karriere und ihres Privatlebens.

Dimension 2: Gewichtung der Aufgaben

Aufbauend auf der ersten Dimension ist eine Aufgabengewichtung vorzunehmen, um folgende grundlegende Entscheidung zu treffen: Wie müssen die Prioritäten, d. h. die Reihenfolge der auszuführenden Aufgaben gesetzt werden, damit eine weitgehend flexible Ausführung möglich wird? Hierdurch wird die Basis zur Unterstützung des Strebens nach Erfolg gelegt.

Unter Gewichtung der Aufgaben ist eine Aufteilung zu verstehen, welche Aufgaben oder Tätigkeiten real für die Person und für das Unternehmen von grundlegender Bedeutung sind und welche mäßige Bedeutung oder fast überhaupt keine haben. Ein gutes Instrument, um dies herauszufinden, liefert uns hier die ABC-Analyse.

Nur ein geringer Teil der Aufgaben leistet auch einen sehr hohen Beitrag zur Wertschöpfung in der Abteilung bzw. im und für das Unternehmen. Diese Aufgaben sind entscheidend und sehr wichtig; sie sind die Kern- bzw. Schlüsselaufgaben dieser Person bzw. der Abteilung. Solche Aufgaben sind u. U. von strategischer Bedeutung und tragen zum Erfolg des Unternehmens bei.

Ein geringes Input also liefert einen überproportionalen Beitrag zum Erfolg im Unternehmen. Aufgaben, die in diese Definition fallen, sind die A-Aufgaben. Auf diese Aufgaben sollen/müssen sich die Mitarbeiter*innen und Führungskräfte konzentrieren, denn in einem hohen Maße gewährleisten sie die weitere Existenz bzw. das Wachstum des Unternehmens.  

Dimension 3: Zielintegration

Damit die „Zeitmanagement-Box“ ihre Form erhält, kommt ein ganzheitliches System der zu definierenden und zu verfolgenden Ziele hinzu: Visionen bzw. Lebensziel(e), Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesziele. Mit der Dimension der Zielintegration werden die wesentlichen Bausteine im Dienste einer verbesserten Lebensqualität zur Verfügung gestellt.

Die bekannte SMART-Formel (Specific, Measurable, Accepted, Realistic, Timely) ist meines Erachtens nur als Basis für die Definition einfacher Ziele ausreichend. Bei qualifizierten Zielen sind weitere Aspekte zu berücksichtigen bzw. Fragen zu beantworten, um die Ressourcen bewusst zu planen und auf potenzielle Schwierigkeiten während des Realisierungsprozesses vorbereitet zu sein. Dazu müssen folgende Fragen ehrlich beantwortet werden:

  • Welche positiven Veränderungen werden langfristig angestrebt? Warum (vergangenheitsbezogen) soll das Ziel verfolgt werden?
  • Wozu (zukunftsbezogen) soll das Ziel angestrebt werden?
  • Was kommt dabei (für wen?) heraus?
  • In wessen Verantwortung liegt das Ziel?

Zeitmanagementziele sind lang-, mittel- und kurzfristig. Sie können (Bestandteile von) Visionen, Jahres-, Monats, Wochen- oder Tagesziele sein. Sind sie kurzfristiger Natur, ist es wichtig, dass sie konkret, messbar und kontrollierbar definiert sind. Visionen brauchen dagegen nicht unbedingt spezifisch zu sein, da sie aufgrund ihrer Langfristigkeit zu segmentieren sind; die Segmente wiederum spiegeln dann kurzfristige Ziele wider, für die die oben erwähnte SMART-Definition angewandt werden kann.   

Zeit-Management für Lebensqualität

Ein optimal strukturiertes Zeit-Management wird nicht um des Themas Zeit-Management selbst willen angestrebt, sondern um eigene Strategien und Instrumente im Dienste einer verbesserten Lebensqualität einzusetzen, und dies möglichst mit minimalem Aufwand!

Wenn von Lebensqualität gesprochen wird, hat jeder seine eigene Vorstellung. Es gibt also keinen einheitlichen Maßstab oder eine einheitliche Definition für diesen Begriff.

Die Lebensqualität hat drei Kernbereiche: Selbst, Privat und Beruf (Vgl. hierzu die umfangreichen Ausführungen zu diesem Themenkomplex: Al-Baghdadi, Wafi: (Re-)Design der eignen Zukunft. Erfolg-Lebensqualität-persönliches Wachstum; expert Verlag 2012).
Hinter jedem dieser Kernbereiche befinden sich zahlreiche Parameter, die seinen eigentlichen Inhalt wiedergeben.

So könnten z.B. dem Kernbereich Selbst folgende Parameter zugeordnet werden: Die eigene Gesundheit, Einheit von Körper, Geist und Seele; inneres Gleichgewicht; Zeit für sich haben; genug Zeit für Freizeitaktivitäten; Entspannung; abschalten können, usw.

Unter dem Lebenskernbereich Privat sind z.B. folgende Parameter zu definieren: Geborgenheit; intakte Familie; weitgehende Harmonie mit dem/r Lebenspartner/in; ein soziales Netz bzw. Freunde haben; Freundschaften pflegen; mit anderen Sport treiben, etc.

Ähnlich können im Kernbereich Beruf folgende Parameter definiert werden: Herausforderung im Beruf; vom Unternehmen gefordert, ohne besonders überfordert zu werden, interessanter Arbeit nachgehen; Erfolg im Beruf; angemessene Entlohnung; berufliche Freiräume, u.v.m.

Die einzelnen, individuell zu definierenden Parameter werden auf eine Skala bis 10 oder 100 Punkte gesetzt. Darauf basierend ist der aktuelle Erfüllungsgrad des jeweiligen Parameters festzustellen. Das Ergebnis aller bewerteten Parameter spiegelt die aktuelle Lebensqualität der Person. 

Das Anstreben und Umsetzen Ihres Vorhabens für eine gute Lebensqualität spiegelt ein optimales Selbstmanagement wider.

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Autor: Dr. Wafi Al-Baghdadi
PCC™-zertifizierter Business-Coach, ihr Experte für die Themen Resilienz, Zeit- und Selbstmanagement

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