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Das agile Zeitmanagement

Autor: Dr. Wafi Al-Baghdadi
aktualisiert am 21. November 2023

Agiles Zeitmanagement ist eine anpassungsfähige und flexible Herangehensweise an die Organisation und Nutzung von Zeit, die von den Prinzipien agiler Methoden inspiriert ist. Im Kontext von agilen Methoden, die ursprünglich im Bereich der Softwareentwicklung entstanden, wird der Schwerpunkt auf die kontinuierliche Anpassung an sich ändernde Anforderungen und die Zusammenarbeit im Team gelegt. Diese Prinzipien werden auf das Zeitmanagement übertragen, um den Herausforderungen einer schnelllebigen, unsicheren Umgebung besser zu begegnen.

Was sind die Schlüsselkonzepte des Agilen Zeitmanagements?

1. Dynamische Priorisierung

Statt starren Prioritäten werden Aufgaben fortlaufend bewertet und nach ihrer aktuellen Relevanz neu angeordnet. Dies ermöglicht eine flexiblere Reaktion auf sich ändernde Anforderungen aus dem Umfeld sowie den unternehmensinternen Gegebenheiten. Eine effiziente Anpassung an unvorhergesehene Änderungen im Zeitplan wird erreicht. Vgl. hierzu die Prio-Methode.

2. Autonomie der Mitarbeitenden

Ein wichtiger Kernpunkt hierbei ist, dass individuelle Teammitglieder mehr Verantwortung für ihre eigenen Aufgaben und Zeitmanagement-Entscheidungen übernehmen. Dies fördert und eine effizientere Arbeitsweise und ermöglicht eine schnellere Anpassung an sich ändernde Umstände und insgesamt das Selbstmanagement.

3. Berücksichtigung von Zeitblöcken

Im Sinne der Konzentration auf das Wesentliche werden hierbei Zeitblöcke zur Erledigung spezifischer bzw. wichtiger Aufgaben reserviert.

Periodische Überprüfungen und Retrospektiven helfen, den Erfolg und die Effektivität der gewählten Zeitmanagement-Strategien zu bewerten und notwendige Anpassungen vorzunehmen.

4. Effektive Zusammenarbeit

Agiles Zeitmanagement betont die Zusammenarbeit im Team. Die Kommunikation wird verbessert, und Aufgaben werden gemeinsam priorisiert und bewältigt, was zu einer effizienteren Nutzung der verfügbaren Zeit führt.

5. Effizienten Teambesprechungen

Regelmäßig anberaumte Besprechungen in der Abteilung bzw. im (Projekt-Team) mit Agenda und Reflexion erleichtert die Transparenz in der Aufgabenverteilung und der Standortsbestimmung

Die Verwendung von agilen Tools, wie Task Boards, unterstützt die transparente Darstellung von Aufgaben und Fortschritt, fördert die im Team und ermöglicht eine schnelle Anpassung an Veränderungen.

6. Kurzzyklen und Sprints

Die Anwendung von Prinzipien aus dem agilen Projektmanagement, wie zum Beispiel kurze Arbeitszyklen (Sprints), ermöglicht eine intensive Arbeitsphase, gefolgt von Bewertungen und Anpassungen. Dies fördert Flexibilität und kontinuierliche Anpassungsfähigkeit.

7. Experimentieren und Lernen

Die Einstellung des kontinuierlichen Lernens und Experimentierens wird beim agilen Zeitmanagement gefördert. Durch die Reflexion über Erfolge und Misserfolge können Maßnahmen zur Anpassungen entwickelt und vorgenommen werden, um das Zeitmanagement kontinuierlich zu optimieren.

Agiles Zeitmanagement bietet für mich eine alternative Perspektive, um den Anforderungen einer dynamischen, sich ständig verändernden Umgebung gerecht zu werden. Durch die Integration agiler Prinzipien können Individuen und Teams ihre Zeitressourcen besser optimieren und flexibler auf neue Herausforderungen reagieren.

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Autor: Dr. Wafi Al-Baghdadi
PCC™-zertifizierter Business-Coach, ihr Experte für die Themen Resilienz, Zeit- und Selbstmanagement
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