Digitales Zeitmanagement: Erfolgreich durch den digitalen Dschungel navigieren

In einem Dschungel lauern unzählige unbekannte Gefahren. Ohne gute Vorbereitung, geeignete Hilfsmittel und ein gut funktionierendes GPS verlieren wir schnell die Orientierung und geraten in Gefahr.

Solch geeignete Hilfsmittel und ein gutfunktionierendes GPS benötigen wir auch, um erfolgreich und gefahrlos durch den digitalen Dschungel zu „navigieren“.

Mein GPS heißt: Digitales Zeitmanagement und das möchte ich Ihnen nachfolgend gerne vorstellen

Alle sprechen von Digitalisierung. Ich auch, jedoch in einem andern, für den Erfolg und für den Alltag nützlichen Kontext.

In unserer heutigen Welt, geprägt von ständiger Veränderungen, Vernetzung und Digitalisierung, wird der effiziente Umgang mit der begrenzten Ressource „Zeit“ zu einer wertvollen Fähigkeit.

Digitales Zeitmanagement ist der Schlüssel, um inmitten von Informationsflut, E-Mails und unzähligen Aufgaben den Überblick zu behalten.

Was heißt Digitales Zeitmanagement?

Digitales Zeitmanagement bezieht sich auf die Verwendung von digitalen Werkzeugen und Technologien, um effizienter mit der eigenen Zeit umzugehen und Aufgaben (noch besser als bislang) zu organisieren. Digitales Zeitmanagement kombiniert bewährte Zeitmanagement-Prinzipien mit digitalen Ressourcen. Das ermöglicht eine bessere Kontrolle über den eigenen Zeitplan und steigert die Produktivität.

Was bedeutet Digitales Zeitmanagement?

Digitales Zeitmanagement bedeutet, zeitbezogene Aufgaben, Prioritäten und Ziele mithilfe von digitalen Tools zu planen, zu überwachen und zu optimieren. Dies kann die Verwendung von Kalender-Apps, Aufgabenmanagement-Tools, Zeitverfolgungssoftware und anderen digitalen Anwendungen umfassen. Ziel ist die effektive Nutzung der verfügbaren Zeit, die Verbesserung der Arbeitsorganisation und die Steigerung der persönlichen Produktivität durch den Einsatz digitaler Technologien.

Nachfolgend gebe ich Einblicke in bedeutende Aspekte des digitalen Zeitmanagements und praktische Tipps, um mehr Effizienz und Balance in den digitalen Alltag zu bringen.

Grundlagen des digitalen Zeitmanagements

Grundsätzlich ist es notwendig, bewusst und effektiv mit den eigenen begrenzten Ressourcen umzugehen. Beginnen Sie mit einer (zumindest groben), jedoch ehrlichen Analyse Ihres aktuellen Zeitmanagements: Welche Bestandteile lassen sich durch Digitalisierung vereinfachen? Welche Instrumente können Sie für Ihren ultimativen Erfolg nutzen? Zum Beispiel:

• Zielbildung (anhand einer Checkliste)
• Tagesplan (Prio-Methode); Tagesrückblick (anhand einer Checkliste)
• Integriertes Zeitmanagement mit dem Tages-, Wochen-, Monats- bzw. Jahresplan 
• Projektmanagement: Projektplanung; Projektziel(e); Meilensteine; Aktivitäten-Liste, Projektüberwachung, etc. (Projektmanagement-Software)
• E-Mail-Management zur Bewältigung der Mail-Flut durch Abmeldungen von E-Mails, Verwendung von Filtern, Labels und anderen Funktionen, um E-Mails effizient zu organisieren
• Verwendung von digitalen Kalendern (Google Kalender, Outlook, etc.).
• Schriftliche Terminplanung unter Berücksichtigung von Zeitblöcken (z.B. feste Zeiten für E-Mail-Bearbeitung) für eine optimale Nutzung der wirklich verfügbaren Zeit.
• … etc.

Ich bin mir ziemlich sicher, dass Sie einen (großen) Teil der angegebenen Punkte bereits kennen und umsetzen.

Meine Empfehlung

• Erkunden Sie verschiedene digitale Werkzeuge und Apps, aber vergewissern Sie sich, ob sie sich für Ihre individuellen Bedürfnisse auch wirklich eignen. Ein Tool, das für den einen großartig ist, ist für Sie möglicherweise weniger geeignet. Eine effektive Überprüfung spart Zeit und verhindert Redundanzen.
• Nutzen Sie zur Unterstützung Ihres digitalen Zeitmanagements die ABC-Analyse und das Eisenhower-Prinzip als Grundlage für Ihre Prioritätensetzung. So können Sie (schriftlich) entscheiden, was wichtig und dringlich ist.  

Arbeiten im Homeoffice und virtuellen Teams

Mit der Verbreitung von Corona sahen sich zahlreiche Firmen gezwungen, das Homeoffice-Konzept einzuführen, um ihre Mitarbeitenden vor der Pandemie zu schützen und so Schaden von der Firma abzuwenden.

Spezifische Herausforderungen des digitalen Zeitmanagements:

• Klare Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit zu setzen
• Präzise, offene, wertschätzende und effiziente Kommunikation in den virtuellen Teams. Hier haben sich u. a. Software-Produkte wie Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts Meet, Zoho Meeting, GoToMeeting, Cisco WebEx, BlueJeans, Lifesize als geeignete Instrumente bewährt – sie ermöglichen und fördern die virtuelle Kommunikation. Wägen Sie sorgfältig ab, welche Tools Sie dabei unterstützen. 

In diesem Leitfaden gehe ich über die Oberfläche des digitalen Zeitmanagements hinaus und biete kurze praktische Einblicke und Anleitungen. Jeder Punkt soll nicht als theoretisches Konzept betrachtet werden, sondern als Werkzeug, das individuell angepasst und in den eigenen Lebensstil integriert werden kann. Das Ziel ist in Zeiten der Digitalisierung neben einer gesteigerten Produktivität auch eine ausgewogene und erfüllende Lebensweise. Die geschilderten Strategien steigern Ihre Effektivität und fördern eine ausgewogene und nachhaltige Lebensweise.

Machen Sie mit den richtigen Werkzeugen und einer klugen Herangehensweise das digitale Zeitmanagement zu Ihrem kraftvollen Verbündeten. So meistern Sie effizient und nachhaltig die Herausforderungen unserer modernen Welt.